第一章 总则

第一条 目的与依据
为规范工程造价咨询业务档案（以下简称“业务档案”）的管理，确保档案的完整性、准确性、系统性与安全性，有效支撑项目复盘、质量追溯、知识积累与风险防范，依据《中华人民共和国档案法》、《建设工程造价咨询规范》及相关法律法规，结合行业最佳实践，特制定本手册。

第二条 适用范围
本手册适用于本公司承接的所有工程造价咨询项目，包括但不限于投资估算、概预算编制与审核、工程量清单及招标控制价编制、工程结算审核、全过程造价咨询等业务的档案管理工作。

第三条 管理原则
业务档案管理遵循以下原则：

1. 统一领导、分级负责： 公司档案室统筹管理，各项目组对所承担项目的档案材料负责收集、整理与初步立卷。
2. 全程同步、完整准确： 档案管理应与咨询业务流程同步进行，确保所有工作环节产生的有价值记录均能及时归档，内容真实、准确。
3. 规范整理、安全保密： 按照统一标准进行分类、编号、装订与存储，严格执行保密规定，防止信息泄露、损毁或丢失。
4. 便于利用、持续改进： 建立便捷的检索借阅制度，促进档案资源的有效利用，并定期评估管理体系，持续改进。

第二章 档案管理职责

第四条 档案管理领导小组
由公司分管领导牵头，技术负责人、各部门经理及专职档案管理员组成，负责审批档案管理制度，监督、检查档案管理工作，协调解决重大问题。

第五条 专职档案管理员
负责公司档案室的日常运营，包括：接收并审核项目组移交的档案；对档案进行系统化分类、编目、上架与保管；制定并执行借阅、复制制度；组织实施档案的鉴定与销毁；推进档案数字化工作。

第六条 项目负责人
作为项目档案管理的第一责任人，负责在项目执行过程中，督促项目组成员及时收集、整理业务过程中形成的所有文件材料，确保其齐全、有效，并在项目结束后规定时间内，组织完成档案的初步立卷与移交工作。

第七条 项目组成员
负责妥善保管自身工作中产生、接收的文件资料，按照要求及时提交给项目负责人或指定的资料员进行汇总整理。

第三章 档案内容与分类

第八条 档案构成
工程造价咨询业务档案主要包括但不限于以下内容：

1. 成果文件类： 正式出具的造价咨询报告书、审核报告、工程量清单、预算书、结算书及其电子文件。
2. 过程文件类： 工作方案、现场勘察记录、工程量计算底稿、询价记录、会议纪要、往来函件（如工作联系单、咨询答疑）、送审资料签收单等。
3. 依据文件类： 委托合同（协议）、招标文件、施工合同、设计图纸（或电子图）、变更签证单、材料价格信息、适用的定额与政策性文件等。
4. 内部审核类： 二级复核、三级审核记录表，质量评价表。
5. 其他重要材料： 项目、客户反馈、与档案相关的电子数据备份及说明文件。

第九条 分类与编号规则
采用“项目编码 + 分类代码 + 序列号”的规则进行编号。项目编码依据公司项目管理系统生成；分类代码按上述第八条的大类设定；序列号按文件形成时间顺序编排。编号应清晰标注于案卷封面及卷内文件首页。

第四章 档案的收集、整理与移交

第十条 收集与整理
1. 项目启动时，项目负责人应指定专人（可为兼职）负责本项目档案资料的日常收集与临时保管。
2. 所有文件材料应使用耐久性强的书写材料，字迹工整、图样清晰。电子文件应有规范的命名规则，并定期备份。
3. 过程文件中重要的手算底稿、草图等应整理附后，必要时可复印存档。
4. 项目进行中，应定期对已产生的文件进行初步整理，按类别放入临时文件夹。

第十一条 立卷与移交
1. 项目完成后30个工作日内，项目负责人应组织完成全部文件材料的最终立卷工作。立卷应遵循文件材料的形成规律，保持卷内文件的有机联系，便于保管和利用。
2. 案卷应包括封面、卷内文件目录、文件材料、备考表。封面需填写项目名称、编号、密级、保管期限、立卷人及日期等信息。
3. 编制完整的移交清单一式两份，经技术负责人审核签字后，由项目组向公司档案室办理正式移交手续。档案管理员对照清单查验无误后，双方签字确认，各执一份清单存档。

第五章 档案的保管、利用与销毁

第十二条 保管要求
1. 档案室应具备防火、防盗、防潮、防尘、防虫、防高温、防光等安全条件。电子档案应有异地备份机制。
2. 根据项目性质和价值，设定“永久”、“长期（30年）”、“短期（10年）”三种保管期限。
3. 建立档案台账，定期清点核对，确保账物相符。

第十三条 利用程序
1. 公司内部人员因工作需要借阅档案，需填写《档案借阅申请单》，经所在部门负责人及档案主管领导批准。
2. 借阅者应妥善保管档案，不得涂改、拆散、抽页、损坏或转借。涉密档案的利用需经更高层级审批。
3. 外单位人员查阅，须持单位正式介绍信及本人有效证件，经公司领导批准后方可进行，一般不予借出。

第十四条 鉴定与销毁
1. 定期由档案管理领导小组组织对超过保管期限的档案进行鉴定。
2. 对确无保存价值的档案，编制销毁清册，经公司主要领导审批后，指定专人监销。
3. 销毁清册应永久保存。

第六章 电子档案管理

第十五条 管理要求
1. 电子档案与纸质档案同步归档，内容应保持一致。
2. 采用通用、稳定的文件格式（如PDF、DOCX、XLSX等）存储。
3. 建立电子档案目录数据库，实现快速检索。
4. 定期对电子档案进行读取检查，防止因技术更新导致的数据无法读取，必要时进行格式迁移。

第七章 附则

第十六条 本手册由公司档案管理领导小组负责解释与修订。
第十七条 本手册自发布之日起施行。全体员工应认真学习并严格遵守。

（手册末尾可附各类登记表、清单样表，如《档案移交清单》、《档案借阅申请单》、《档案销毁清册》等。）